Privacybeleid

Versie: 20 december 2025

1. WIE WIJ ZIJN (VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE)

2. OP WIE DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING IS

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS WIJ VERWERKEN

3.1 Website- en formuliergegevens:
3.1.1 identificatie- en contactgegevens (zoals naam, e-mail, telefoonnummer),
3.1.2 inhoud van uw bericht of aanvraag (zoals vraag, type installatie, opmerkingen),
3.1.3 eventuele adresgegevens die u doorgeeft voor plaatsbezoek of offerte,
3.1.4 technische gegevens over uw gebruik van de website (zie artikel 7 Cookies).
3.2 Offerte- en klantgegevens (bij dienstverlening en verkoop):
3.2.1 identificatie- en contactgegevens (naam, (lever)adres, e-mail, telefoon),
3.2.2 facturatie- en betalingsgegevens (zoals factuuradres, btw-nummer bij ondernemingen, betaalstatus),
3.2.3 informatie nodig voor uitvoering van de werken (zoals situatie ter plaatse, technische parameters, plannen of foto’s die u aanlevert),
3.2.4 communicatiehistoriek (e-mails, telefoonnotities, afspraken, werkbonnen),
3.2.5 service- en garantiegegevens (onderhouds- en herstellingshistoriek, serienummers, installatiedata).
3.3 Beeldmateriaal:
3.3.1 foto’s van uitgevoerde werken of installaties (bijvoorbeeld voor dossieropbouw, nazorg of kwaliteitscontrole),
3.3.2 enkel indien relevant: publiceerbaar referentiemateriaal (alleen na afstemming, en waar nodig met toestemming).
3.4 Wij vragen u om geen gevoelige gegevens (zoals medische gegevens) te sturen. Als u dit toch doet, verwerken wij dit enkel voor zover nodig om uw aanvraag te behandelen.

4. HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS VERKRIJGEN

5. WAARVOOR WIJ UW GEGEVENS VERWERKEN EN OP WELKE GRONDSLAG

5.1 Offertes en communicatie (voor het beantwoorden van vragen en het opstellen van offertes).
Grondslag: gerechtvaardigd belang en, wanneer dit leidt tot een overeenkomst, uitvoering van de overeenkomst.
5.2 Uitvoering van de overeenkomst (installatie, onderhoud, herstelling, planning, werfopvolging, nazorg).
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
5.3 Facturatie en administratie (facturen opmaken, betalingen opvolgen, boekhouding).
Grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.
5.4 Garantie en service (servicehistoriek, garantiedossiers, terugkerende interventies).
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
5.5 Kwaliteitsbeheer en bewijsvoering (dossieropbouw, werkbonnen, foto’s ter plaatse, interne controle).
Grondslag: gerechtvaardigd belang.
5.6 Marketing en relatiebeheer (zoals het opvolgen van een aanvraag, tevredenheidsopvolging, referenties of recensies).
Grondslag: gerechtvaardigd belang, en waar wettelijk vereist: toestemming.
U kunt zich steeds verzetten tegen direct marketing (zie artikel 10 Rechten).
5.7 Wettelijke claims en geschillen (het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten).
Grondslag: gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, wettelijke verplichting.

6. MET WIE WIJ UW GEGEVENS DELEN

6.1 Wij delen persoonsgegevens enkel wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld met:
6.1.1 IT- en hostingdienstverleners die onze website en e-mail ondersteunen,
6.1.2 boekhouder en administratieve dienstverleners,
6.1.3 banken en betaalproviders (voor betalingen),
6.1.4 leveranciers en merken (voor levering, garantieafhandeling of technische ondersteuning),
6.1.5 onderaannemers of externe partners (bij uitvoering van werken, onderhoud of herstellingen),
6.1.6 koeriers of transporteurs (bij levering van materialen of onderdelen).
6.2 Met deze partijen maken wij, waar vereist, afspraken om uw gegevens te beschermen (bijvoorbeeld via verwerkersovereenkomsten).

7. COOKIES EN GELIJKAARDIGE TECHNOLOGIEËN

7.1 Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën.
7.2 Cookies kunnen nodig zijn voor:
7.2.1 het correct functioneren en beveiligen van de website,
7.2.2 het onthouden van voorkeuren,
7.2.3 het meten van bezoek en interacties (analytics),
7.2.4 het tonen van geïntegreerde inhoud (bijvoorbeeld social media knoppen).
7.3 U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan invloed hebben op de werking van de website.

8. DOORGIFTE BUITEN DE EER (EU/EEA)

8.1 In principe verwerken wij gegevens binnen de EER.
8.2 Als een dienstverlener of tool buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen (zoals EU-standaardcontractbepalingen) waar dit wettelijk vereist is.

9. BEWAARTERMIJNEN

9.1 Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is.
9.2 Richttermijnen:
9.2.1 offerte- en aanvraaggegevens zonder opdracht: tot 24 maanden na het laatste contact,
9.2.2 klant- en projectdossiers: zolang nodig voor uitvoering, nazorg en eventuele garantie, en vervolgens zolang nodig voor bewijs en geschillen,
9.2.3 boekhoudkundige en btw-gerelateerde documenten: 10 jaar (of langer indien de wet dit vereist),
9.2.4 communicatie: zolang relevant voor dossieropvolging en bewijsvoering.

10. UW RECHTEN (AVG/GDPR)

10.1 U heeft, binnen de voorwaarden van de wet, de volgende rechten:
10.1.1 recht op inzage,
10.1.2 recht op rectificatie,
10.1.3 recht op wissing (waar dit kan),
10.1.4 recht op beperking van verwerking,
10.1.5 recht op overdraagbaarheid van gegevens (data portability),
10.1.6 recht van bezwaar (met name tegen direct marketing),
10.1.7 recht om toestemming in te trekken (waar verwerking op toestemming steunt).
10.2 U kunt uw verzoek indienen via info@airtechsolutions.be (t.a.v. “Privacy”).
10.3 Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om een redelijke verificatie van uw identiteit.

11. BEVEILIGING

11.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, zoals:
11.1.1 toegangsbeheer en beperkte toegang op need-to-know basis,
11.1.2 beveiligde accounts en waar mogelijk multi-factor beveiliging,
11.1.3 back-ups en basismaatregelen tegen verlies en ongeoorloofde toegang.
11.2 Geen enkel systeem is 100 procent veilig. Wij blijven onze maatregelen evalueren en verbeteren.

12. KLACHTEN

12.1 Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem eerst contact met ons op via info@airtechsolutions.be (t.a.v. “Privacy”).
12.2 U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be

13. WIJZIGINGEN AAN DIT PRIVACYBELEID

13.1 Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. De meest recente versie geldt vanaf publicatie of beschikbaarstelling via onze gebruikelijke kanalen.

Airconditioning - Warmtepompboilers - Zonnepanelen